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西安代理記賬機構的檔案管理規范，資料存放與銷毀流程

西安代理記賬機構需按規范管理客戶檔案，確保資料安全可追溯。存放規范：1. 紙質檔案：記賬憑證、賬本、報表、合同等按 “客戶 - 年度 - 月份” 分類存放，使用帶鎖檔案柜，庫房需防潮、防火、防蟲；2. 電子檔案：掃描紙質資料形成 PDF 文件，按相同分類存儲于專用服務器或云端，設置訪問密碼，定期備份（每月至少 1 次）；3. 檔案標簽：注明客戶名稱、檔案類型、年度、保管期限（憑證、賬本 10 年，報表、合同永久）。銷毀流程：1. 保管期滿的檔案，由機構提出銷毀申請，列明銷毀清單；2. 通知客戶確認，無異議后由 2 人以上監銷；3. 銷毀后出具《檔案銷毀清冊》，監銷人、負責人簽字，客戶留存副本。

某西安機構因檔案受潮導致憑證模糊，被客戶投訴，升級庫房設備后解決。建議企業定期核查代理機構檔案管理情況，確保資料完好。

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